REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Viimeisin muutos 19.12.2024.
Rekisterinpitäjä:
Markku Juhani Fingerroosin muistosäätiö sr
Y-tunnus: 2392318-2
Osoite: Yliopistonkatu 24 A 7, 20 100 Turku
Puhelin: 044 493 8733
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Nina Pietikäinen
Yhteystiedot:
Fingerroosin säätiö
Yliopistonkatu 24 A 7, 20 100 Turku
Puhelin: 044 493 8733
Sähköposti: nina.pietikainen@fingerroos.net
Rekisterin nimi:
Fingerroosin säätiön Clara-järjestelmän asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Rekisterin käyttötarkoitus on Clara –asiakkuudenhallinnan järjestelmään kirjattuihin henkilöihin liittyvien tietojen tallennus ja käsittely.
Asiakkaan yksilöllisiä asiakasietoja kerätään ammattimaisen asiakastyön mahdollistamiseksi ja organisoimiseksi, sekä mahdollisen asiakasverkostotyön tueksi. Asiakastietoja tarvitaan myös työturvallisuuden takaamiseksi, sillä kotikäyntien aikana yhden työntekijän on pystyttävä todentamaan tarvittaessa kotikäynnillä olevien olinpaikka.
Asiakkuuden/ryhmän alkaessa asiakkaan tiedot tallennetaan asiakkaan luvalla järjestelmään. Asiakastiedot säilytetään Clara järjestelmässä niin kauan kun asiakas on ko. toiminnan tai ryhmän asiakkaana. Asiakkuuden/ryhmän päättymisen jälkeen asiakkuus lopetetaan. Tiedot anonymisoidaan rekisteristä, kun tilastointi on valmistunut toimintavuodesta ja toiminta raportoitu rahoittajille eikä toiminnan tarkastukselle ole todettua tarvetta.
Clara-järjestelmään on tallennettu ja siellä säilytetään vuoden 2023-2024 aikana vapaaehtoistoimintaan osallistuvien asiakashenkilöiden ja vapaaehtoisena toimivien tietoja. Vapaaehtoistoiminta on päättynyt 2024, asiakastiedot poistetaan em. mukaisesti.
Clara-asiakkuudenhallintajärjestelmä tuottaa lisäksi anonyymia tietoa, jota käytetään mm. toiminnan suunnitteluun, tilastointiin ja raportointiin, esimerkiksi rahoittajille.
Asiakkuudenhallintajärjestelmään tallennettavia henkilöitä ovat:
- Löytävän vanhustyön asiakkaat Varsinais-Suomi
- Pilke-ryhmät Varsinais-Suomi
- Pilke-jono Varsinais-Suomi
- Löytävän työn määräaikaiset ryhmät
- Työntekijät
Rekisterin tietosisältö:
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja mahdollinen sähköpostiosoite
- Rekisteröintitunnuksena järjestysnumero
- Syntymävuosi, sukupuoli
- Yhteydenottojen historia (esim. kotikäynnit, puhelinsoitot ja tapaamiset)
- Tapahtumat ja niihin osallistuneet (esim. ryhmät, retket)
- Mahdolliset haastattelutulokset asiakkaan alku- ja loppukartoituksen sekä 3kk seurantasoiton osalta
- Kotikäynnillä/ puhelimitse sovitut asiat ja suunnitelmat
- Työskentelyn kannalta välttämättömät tiedot terveydentilasta (ei arkaluontoista tietoa)
- Ryhmäjäsenyydet
Säännönmukaiset tietolähteet:
Tietolähteinä ovat henkilöt itse, asiakastyön yhteyshenkilöt sekä löytävän vanhustyön työntekijät.
Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä tai henkilön tullessa rekisterinpitäjän asiakkaaksi ohjaavalta taholta asiakkaan luvalla, työntekijäksi tai henkilön osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen, osoitteen ja puhelinnumeron rekisteröinti on tarpeellista (esim. retket, kuljetuspalvelu).
Jos henkilö käyttää rekisterin ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja- asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Tallennetut tiedot on rajoitettu rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä (SSL) ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Clara CRM alustasta ja sen suojauksestavastaa Clara Finland oy (Y-tunnus 2725118-4).
Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Tietojen käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32§ suojaamisvelvoitetta ja 33§ vaitiolovelvollisuutta.
Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus:
Henkilöllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä rekisteriselosteessa mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
Hyväksynyt:
Nina Pietikäinen
19.12.2024 Turussa